Wees concreet
"We bezorgen binnen 2 werkdagen in Nederland en België" werkt beter dan "we bezorgen snel".
Een kennisbank voor je klantenservice opzetten. Begin met wat je al hebt en vul elke week aan.
Een kennisbank voor AI klantenservice begin je met wat je al hebt: je website, je FAQ, je voorwaarden en de documenten die je team gebruikt. Voeg die toe, test met echte klantvragen van vorige maand en vul elke week de vragen aan die de AI niet kon beantwoorden. In SimplyBoost voeg je websitepagina's, pdf's (ook gescande), Word-bestanden, CSV, tekst, afbeeldingen en vraag-en-antwoordparen toe, tot 50 MB per bestand en zonder limiet op het aantal bestanden.
- Bestanden tot 50 MB
- Geen limiet op het aantal bestanden
- Ontbrekende antwoorden in beeld
Laatst bijgewerkt:
Welke bronnen voeg je toe aan je kennisbank?
De AI antwoordt alleen uit wat jij toevoegt. Hoe vollediger en actueler je bronnen, hoe beter de antwoorden. Meer over het begrip lees je bij knowledge base (Engels).
| Bron | Waarvoor | Tip |
|---|---|---|
| Je website | Producten, diensten, helppagina's en voorwaarden | Voeg een hele site, een enkele pagina of je sitemap toe. Sla vacatures en oude blogs over |
| Pdf's | Brochures, handleidingen, prijslijsten en algemene voorwaarden | Ook gescande pdf's worden gelezen |
| Word-bestanden (.docx) | Interne antwoorden die je team al gebruikt | Haal namen van klanten en interne opmerkingen eruit |
| CSV | Tabellen zoals tarieven, maten of vestigingen | Geef kolommen duidelijke namen |
| Afbeeldingen | Een maattabel of een prijslijst die alleen als plaatje bestaat | Gebruik een scherpe afbeelding |
| Tekstfragmenten | Feiten die nergens anders staan, zoals openingstijden op feestdagen | Eén onderwerp per fragment |
| Vraag-en-antwoordparen | Een vraag waarop je een precies antwoord wilt | Schrijf de vraag zoals klanten hem stellen |
| Shopify-beleid en pagina's | Verzend-, retour- en privacybeleid uit je winkel | Handig als je beleid alleen in Shopify staat |
Bestanden mogen tot 50 MB per stuk zijn en je kunt er zoveel toevoegen als je wilt. Hoe je ze toevoegt, staat in de handleiding knowledge base (Engels).
Wat laat je beter weg?
Alles wat je niet aan een klant zou laten zien. De agent kan herhalen wat in je kennisbank staat, dus houd klantgegevens, personeelszaken en interne notities erbuiten. Een handige toets: zou je het op je website durven zetten? Dan kan het erin. Waarom dat ook voor de AVG telt, lees je in de gids AI klantenservice en de AVG.
Laat ook verouderde informatie weg. Staat er op een oude pagina nog een prijs van vorig jaar, en op een nieuwe de prijs van nu, dan moet de AI kiezen. Ruim die oude pagina liever op, of voeg alleen de pagina's toe die kloppen. Eén plek per feit werkt het best.
Hoe zet je een kennisbank op in vijf stappen?
Reken op een middag voor de eerste versie. Daarna is het een kwartier per week.
- 1
Verzamel de vragen
Zet de vragen van vorige maand uit je mail, chat en DM's onder elkaar. Dat is je testlijst.
- 2
Voeg je website toe
Begin met je hele site of je sitemap. Daarmee heb je in één keer de meeste antwoorden binnen.
- 3
Vul aan met bestanden
Voeg pdf's, Word-bestanden en prijslijsten toe die niet op je site staan.
- 4
Test met je lijst
Stel de vragen in de testchat en schrijf een tekstfragment of vraag-en-antwoordpaar waar het antwoord ontbreekt.
- 5
Ga live en kijk wekelijks
Open elke week de ontbrekende antwoorden en beantwoord de vragen die het vaakst terugkomen.
Hoe vul je gaten met ontbrekende antwoorden?
Geen kennisbank is op dag één compleet. Daarom houdt SimplyBoost bij welke vragen de agent niet kon beantwoorden, in het tabblad Missing answers. Uitleg stap voor stap vind je in de handleiding missing answers (Engels).
- De vraag komt in je overzicht
- Kon de agent een vraag niet beantwoorden, dan verschijnt die bij de ontbrekende antwoorden, met hoe de klant het vroeg.
- Je beantwoordt hem één keer
- Schrijf het antwoord en sla het op. Het komt als vraag-en-antwoordpaar in je kennisbank.
- De agent weet het voortaan
- Vanaf dat moment gebruikt de agent jouw antwoord, op je website, WhatsApp en Instagram.
- Je ziet waar je kennis tekortschiet
- Komen er veel vragen over hetzelfde onderwerp binnen, dan ontbreekt er meestal een pagina of een regel. Dat is meteen een tip voor je website. Meer hierover bij knowledge gaps (Engels).
Hoe houd je de kennisbank actueel?
Websitepagina's worden gelezen op het moment dat je ze toevoegt. Pas je iets groots aan op je site, zoals nieuwe prijzen, een nieuw assortiment of andere levertijden, voeg de gewijzigde pagina's dan opnieuw toe. Zo werkt de agent meteen met de nieuwe versie.
Voor feiten die vaak veranderen, zoals actietijden of openingstijden rond de feestdagen, is een tekstfragment het handigst. Dat pas je in een minuut aan, zonder dat je website hoeft te veranderen. Zet een vast moment in je agenda, bijvoorbeeld elke maandag, om de ontbrekende antwoorden door te lopen en te kijken of er iets is veranderd.
Hoe schrijf je antwoorden die de AI goed gebruikt?
Je schrijft voor je klant, niet voor de AI. Wat een klant helder vindt, kan de AI ook goed gebruiken.
Gebruik de woorden van je klant
Klanten vragen naar "terugsturen", niet naar het "retourbeleid". Zet beide woorden in je antwoord.
Noem de uitzonderingen
Geldt de retourtermijn niet voor maatwerk? Zeg dat er dan direct bij.
Eén taal is genoeg
De agent antwoordt in de taal van de klant, ook als je kennisbank in het Nederlands is. Je hoeft niet alles te vertalen.
Veelgestelde vragen over een kennisbank voor klantenservice
Het is de verzameling bronnen waaruit de AI zijn antwoorden haalt, zoals je website, pdf's, documenten en losse vragen met antwoorden. De AI antwoordt alleen uit wat daarin staat.
Pdf's (ook gescande), Word-bestanden (.docx), tekstbestanden, CSV en afbeeldingen. Daarnaast voeg je websitepagina's, tekstfragmenten, vraag-en-antwoordparen en Shopify-beleid en -pagina's toe.
Tot 50 MB per bestand. Er is geen limiet op het aantal bestanden.
Nee, en dat is bewust: jij bepaalt wat de agent weet. Vragen die hij niet kon beantwoorden, verschijnen bij de ontbrekende antwoorden. Beantwoord je die een keer, dan gebruikt de agent dat antwoord voortaan.
Nee. De agent antwoordt standaard in de taal waarin de klant schrijft, uit dezelfde kennisbank. Een Nederlandse kennisbank is genoeg voor klanten die in het Engels, Duits of Frans schrijven.
Voeg de gewijzigde pagina's opnieuw toe. Websitepagina's worden gelezen op het moment dat je ze toevoegt, dus zo werkt de agent met de nieuwste versie.
Verder lezen
Alle gidsen
Alle gidsen over AI klantenservice op een rij.
LezenAI klantenservice
Het overzicht: wat AI kan, de AVG en wat aanbieders kosten.
LezenKlantvragen automatisch beantwoorden
Welke vragen je aan AI overlaat, welke bij een mens horen en hoe je de overstap daartussen regelt.
LezenOverdracht van AI naar een medewerker
Wanneer de AI overdraagt, wat de klant ziet en hoe je team het binnenkrijgt in Slack of je helpdesk.
LezenAI klantenservice en de AVG
Verwerkersovereenkomst, waar de gegevens staan, wat je klanten vertelt en hoe lang je gesprekken bewaart.
LezenHandleiding: knowledge base
Bronnen toevoegen in SimplyBoost, stap voor stap (Engels).
LezenPrijzen
Vast €39, €89 of €169 per maand.
LezenBenieuwd hoe dit werkt met jouw klantvragen?
SimplyBoost beantwoordt klantvragen op je website, WhatsApp en Instagram en schakelt je team in wanneer dat nodig is. Je hebt er geen code of creditcard voor nodig.
Bekijk de prijzen- Geen creditcard nodig
- 7 dagen gratis proberen
- Maandelijks opzegbaar