Transparenz
Kunden müssen erkennen können, dass sie mit einem KI-System sprechen. SimplyBoost zeigt die Antworten als KI-Antwort gekennzeichnet; der Hinweis ist Teil des Chats.
Chatbot und DSGVO: Was Sie regeln müssen, bevor er mit Kunden spricht. Hosting-Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Speicherdauer, KI-Modell und Transparenz, in vier Fragen an jeden Anbieter.
Ein Chatbot ist DSGVO-konform, wenn die Daten, die Kunden ihm schreiben, in der EU oder unter gleichwertigem Schutz verarbeitet werden, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 mit dem Anbieter besteht, die Speicherdauer begrenzt und bekannt ist, die eingesetzten KI-Dienste benannt sind und der Kunde erkennt, dass er mit einer Maschine spricht. SimplyBoost ist in Europa gehostet, stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag zum Herunterladen, löscht Gespräche nach 360 Tagen und nutzt Google Gemini als Modell. Welche Rechtsgrundlage Sie für Ihre Verarbeitung wählen und was in Ihre Datenschutzerklärung gehört, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten; diese Seite ist keine Rechtsberatung.
- In Europa gehostet
- Auftragsverarbeitungsvertrag
- Gespräche nach 360 Tagen gelöscht
Zuletzt aktualisiert:
Die vier Fragen an jeden Chatbot-Anbieter
Schriftlich, vor der Unterschrift. Die Antworten gehören in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
1. Wo werden die Daten gehostet?
EU-Rechenzentrum oder nicht. Ein amerikanischer Anbieter mit EU-Region ist möglich, braucht aber einen Blick auf Unterauftragsverarbeiter und Drittlandtransfer. SimplyBoost: in Europa gehostet.
2. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ohne AV-Vertrag nach Artikel 28 DSGVO dürfen Sie den Anbieter nicht einsetzen. SimplyBoost: ja, zum Herunterladen unter /dpa.
3. Wie lange werden Gespräche gespeichert?
Eine feste Frist, die Sie kennen und in der Datenschutzerklärung nennen. SimplyBoost: Gespräche werden nach 360 Tagen automatisch entfernt und 30 Tage danach endgültig gelöscht; Kontakte löschen Sie jederzeit selbst im Dashboard.
4. Welches KI-Modell verarbeitet die Daten?
Der Name des Modells und des Betreibers gehört zu den Unterauftragsverarbeitern. SimplyBoost: Google Gemini. Fragen Sie jeden Anbieter, ob Ihre Daten zum Training fremder Modelle verwendet werden.
Was die DSGVO von einem Chatbot verlangt
Die Verordnung kennt das Wort Chatbot nicht. Sie kennt Verarbeitung, Zweck, Rechtsgrundlage, Betroffenenrechte und Auftragsverarbeiter, und alle fünf treffen zu, sobald ein Kunde seinen Namen eintippt.
- Zweck und Rechtsgrundlage
- Kundenservice ist meist Vertragsanbahnung oder berechtigtes Interesse. Welche Grundlage für Sie gilt, legt Ihr Datenschutzbeauftragter fest; der Anbieter kann es nicht für Sie entscheiden.
- Datensparsamkeit
- Der Agent soll nur fragen, was er für die Antwort oder die Übergabe braucht. SimplyBoost fragt Name, E-Mail oder Telefon nur, wenn Sie es einschalten oder eine Übergabe es verlangt.
- Betroffenenrechte
- Auskunft, Berichtigung, Löschung. Sie brauchen einen Weg, die Daten einer Person zu finden und zu löschen. In SimplyBoost löschen Sie den Kontakt im Dashboard; seine Gespräche verschwinden nach 360 Tagen von selbst.
- Datenschutzerklärung
- Der Chatbot, der Anbieter, der Hosting-Standort, das KI-Modell und die Speicherdauer gehören hinein. Die vier Antworten oben sind der Text, den Sie dafür brauchen.
Was die KI-Verordnung dazu bringt
Kein Hochrisiko
Ein Kundenservice-Chatbot, der Fragen aus Dokumenten beantwortet, fällt nicht unter die Hochrisiko-Anwendungen der Verordnung. Entscheidungen mit Rechtswirkung, etwa Kreditvergabe, sind eine andere Sache und gehören nicht in einen Chatbot.
Mensch im Prozess
Die Übergabe an einen Menschen ist keine Nettigkeit, sondern der Weg, auf dem Reklamationen, Beschwerden und Sonderfälle eine Person erreichen. Sie sollte in jedem Gespräch möglich sein.
So setzen Sie einen Chatbot datenschutzkonform ein
- 1
Vier Antworten einholen
Hosting, AV-Vertrag, Speicherdauer, KI-Modell, schriftlich vom Anbieter. Bei SimplyBoost stehen sie auf dieser Seite und im AV-Vertrag.
- 2
AV-Vertrag abschließen
Herunterladen, prüfen lassen, ablegen. Den Anbieter und seine Unterauftragsverarbeiter ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen.
- 3
Datenschutzerklärung ergänzen
Chatbot, Anbieter, Standort, Modell, Speicherdauer, Betroffenenrechte. Ein Absatz, den Ihr Datenschutzbeauftragter formuliert.
- 4
Nur nötige Daten abfragen
Lead-Erfassung bewusst einschalten, nur die Felder, die Sie brauchen. Keine Gesundheitsdaten, keine Zahlungsdaten im Chat.
- 5
Löschung üben
Einmal einen Testkontakt löschen und prüfen, dass er weg ist. Dann wissen Sie, wie Sie eine Löschanfrage in Minuten erledigen.
Häufige Fragen zu Chatbot und DSGVO
SimplyBoost ist in Europa gehostet, stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO zum Herunterladen, löscht Gespräche nach 360 Tagen automatisch und nutzt Google Gemini als KI-Modell. Ob Ihr Einsatz konform ist, hängt zusätzlich von Ihrer Rechtsgrundlage, Ihrer Datenschutzerklärung und den Daten ab, die Sie abfragen; das prüft Ihr Datenschutzbeauftragter.
Ja, mit Zweck, Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitungsvertrag und Information der Betroffenen, wie bei jedem anderen Dienstleister. Ein Chatbot ist rechtlich ein Auftragsverarbeiter, kein Sonderfall.
Ja. Die KI-Verordnung verlangt, dass Menschen erkennen können, dass sie mit einem KI-System interagieren, und die DSGVO verlangt Transparenz über die Verarbeitung. Bei SimplyBoost sind die Antworten als KI-Antwort gekennzeichnet.
So lange, wie der Zweck es verlangt, und nicht länger; die Frist müssen Sie nennen. SimplyBoost entfernt Gespräche nach 360 Tagen automatisch und löscht sie 30 Tage danach endgültig; Kontakte löschen Sie jederzeit selbst im Dashboard.
Bei SimplyBoost werden Ihre Dokumente nur verwendet, um die Personen zu beantworten, denen Sie Zugang geben, auf den Seiten, die Sie wählen. Die Bedingungen stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag. Fragen Sie jeden anderen Anbieter dieselbe Frage schriftlich.
Möglich, aber dann prüfen Sie Unterauftragsverarbeiter, Drittlandtransfer und die Zugriffsmöglichkeiten der Muttergesellschaft. Ein europäischer Anbieter mit EU-Hosting nimmt Ihnen diese Prüfung weitgehend ab; die vier Fragen stellen Sie trotzdem.
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Gut möglich, dass Ihnen gerade der nächste Kunde schreibt.
SimplyBoost beantwortet Kundenfragen auf Website, WhatsApp und Instagram automatisch und übergibt an Ihr Team, wenn es nötig ist. Programmierkenntnisse brauchen Sie dafür nicht.
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